هر خدمت باید به مشتری، دامنه فنی و نمونه درست متصل باشد
آزمایشگاههای تجاری ممکن است همزمان به صنایع مختلف خدمات ارائه کنند و دارای بخشهای شیمی، میکروبیولوژی، کروماتوگرافی، اسپکترومتری، آزمونهای فیزیکی، محیط زیست، بهداشت حرفهای، مواد، کالاهای مصرفی یا دیگر حوزههای تخصصی باشند.
Lenava LIMS اطلاعات مشتری، خدمت، پیشنهاد قیمت، نمونه، روش، شعبه، نتیجه و گزارش را در یک ساختار مرتبط نگه میدارد. کارشناس میتواند مشاهده کند چه خدمتی درخواست شده، کدام واحد مسئول انجام آن است، نمونه در چه مرحلهای قرار دارد و چه اقداماتی تا تحویل نتیجه باقی ماندهاند.
برای آزمایشگاههایی که علاوه بر آزمونهای روتین، پروژههای تحقیقاتی، توسعه روش، مطالعات پایداری، تعیین ماهیت یا خدمات نمونهبرداری میدانی ارائه میکنند نیز میتوان گردشکارهای جداگانه تعریف کرد.
- ثبت مشتری، پروژه، قرارداد و مرجع درخواستکننده
- تعریف خدمات، تعرفهها و شرایط اختصاصی مشتری
- بررسی روش، ظرفیت، شعبه و دامنه قابل ارائه
- مدیریت نمونهبرداری، پذیرش و انتقال میان شعب
- تفکیک خدمات روتین، پروژهای و برونسپاریشده
- صدور گزارش نسخهدار، پرتال مشتری و اطلاعات مالی
مدیریت خدمت از بررسی درخواست تا تحویل نتیجه
چرخه فعالیت آزمایشگاه تجاری پیش از ورود نمونه آغاز میشود. مشتری ممکن است یک آزمون مشخص، مجموعهای از پارامترها، نمونهبرداری در محل، مطالعه چندمرحلهای یا پروژهای تخصصی درخواست کند. نوع نمونه، تعداد، روش مورد انتظار، هدف آزمون، قالب گزارش، زمان تحویل و مرجع دریافتکننده در همان درخواست ثبت میشوند.
پیش از پذیرش کار، آزمایشگاه باید روش مناسب، تجهیزات، نیروی دارای صلاحیت، ظرفیت زمانی و شعبه قادر به انجام آزمون را بررسی کند. وضعیت هر خدمت از نظر قرارگرفتن در دامنه تأیید صلاحیت، مجوزهای مربوط یا اجرای خارج از دامنه نیز میتواند مشخص شود تا نوع گزارش و مسئولیتهای فنی پیش از شروع کار روشن باشند.
فهرست خدمات میتواند شامل آزمون منفرد، گروه آزمون، بسته خدماتی یا پروژه تخصصی باشد. قیمت بر اساس روش، آمادهسازی نمونه، تعداد پارامترها، اولویت، مأموریت نمونهبرداری، شعبه اجرا، قرارداد مشتری یا استفاده از آزمایشگاه همکار تعیین میشود. Lenava LIMS ساختار قیمتگذاری مصوب را اجرا میکند و جایگزین سیاست تجاری سازمان نیست.
برای خدمات روتین، پیشنهاد قیمت تأییدشده به سفارش آزمایشگاه تبدیل میشود. در پروژههای غیرروتین مانند توسعه یا صحهگذاری روش، مطالعات پایداری، تعیین ماهیت، تحقیقوتوسعه یا بررسی علت یک مغایرت، میتوان مراحل، فعالیتها، نقاط زمانی، مسئولان و خروجیهای جداگانه تعریف کرد.
در صورتی که آزمایشگاه خدمات نمونهبرداری یا بازرسی میدانی ارائه کند، محل مأموریت، محموله، برنامه حضور، نمونهبردار، ظروف، پلمب، شرایط محیطی و تحویل نمونه ثبت میشوند. این مسیر برای نمونههای صنعتی، بندری، گمرکی، محیطی یا نمونهبرداری در محل مشتری قابل پیکربندی است.
هنگام پذیرش نمونه، وضعیت بستهبندی، شناسه، مقدار، دما، زمان برداشت، شرایط نگهداری و مدارک همراه بررسی میشوند. نمونه نامناسب یا دارای اطلاعات ناقص میتواند در وضعیت انتظار برای تصمیم، پذیرش مشروط، رد یا درخواست نمونه جایگزین قرار گیرد.
در سازمانهای چندشعبهای، نمونه ممکن است در یک شعبه پذیرش و تمام یا بخشی از آزمونها در شعبه دیگری اجرا شود. انتقال نمونه یا زیرنمونه، شرایط حمل، تحویلگیرندگان و محل اجرای هر آزمون ثبت میشوند و گزارش نهایی مشخص میکند هر نتیجه در کدام واحد تولید شده است.
آزمونها بر اساس روش، بخش، تجهیز، اولویت، زمان تعهدشده و صلاحیت کارشناس به فهرست کار منتقل میشوند. مدیر آزمایشگاه میتواند نمونههای عادی، فوری، نزدیک به موعد یا معوق و همچنین ظرفیت بخشها و شعب مختلف را مشاهده کند.
روشها، دستورالعملهای آمادهسازی، محاسبات، واحدها، حدود گزارشدهی و کنترلهای QA/QC تحت کنترل نسخه قرار میگیرند. نتایج در کنار بلانکها، استانداردها، تکرارها، اسپایکها، مواد مرجع یا دیگر کنترلهای سری تحلیلی بازبینی میشوند.
اگر بخشی از کار به آزمایشگاه همکار واگذار شود، نمونه ارسالی، خدمت، آزمایشگاه مجری، تاریخ ارسال، نتیجه دریافتی و وضعیت بازبینی ثبت میشوند. نتایج بیرونی در گزارش مطابق روش اجرایی آزمایشگاه از نتایج داخلی قابل تشخیص باقی میمانند.
پس از بازبینی فنی و تأیید کاربران مجاز، نتایج در گزارش آزمون یا گواهی آنالیز قرار میگیرند. گزارش میتواند شامل روش، نتیجه، واحد، عدم قطعیت در موارد لازم و اعلام انطباق باشد. قاعده تصمیمگیری باید بر اساس روش مصوب و توافق مرتبط اعمال شود.
گزارش منتشرشده حذف یا بیسابقه جایگزین نمیشود. اصلاحیه یا گزارش جایگزین با شماره نسخه جدید به گزارش قبلی ارجاع میدهد و دلیل تغییر، بخش اصلاحشده، تاریخ و تأییدکنندگان آن ثبت میشوند.
پرتال مشتری میتواند برای ثبت درخواست، مشاهده وضعیت مجاز نمونه و دریافت گزارش تأییدشده استفاده شود. اطلاعات فنی سفارش و وضعیت مالی آن نیز جداگانه نگهداری میشوند تا تأیید علمی نتیجه تحت تأثیر پرداخت یا صورتحساب قرار نگیرد.
درخواست مشتری، دامنه خدمت، روش مورد نیاز، تعرفه، زمان تحویل و شرایط اختصاصی در یک پرونده ثبت میشوند تا پیش از پذیرش نمونه، توان فنی، ظرفیت و مسئولیتهای هر طرف روشن باشد.
نمونه از مأموریت میدانی یا پذیرش تا آمادهسازی، انتقال میان شعب، اجرای آزمون داخلی یا برونسپاری و بازبینی نتیجه قابل ردیابی است و ارتباط زیرنمونهها با پرونده اصلی حفظ میشود.
گزارش تأییدشده با نسخه، دامنه و محل اجرای آزمون صادر میشود و اصلاحیه، اعلام انطباق، تحویل امن به مشتری و اطلاعات مورد نیاز صورتحساب در همان سابقه قابل پیگیری باقی میمانند.
قابلیتهای تخصصی آزمایشگاههای تجاری و خدمات آزمون
تعرفهها، نمونهبرداری میدانی، دامنه صلاحیت، پرتال مشتری و اتصال به سامانههای مالی بر اساس ماژولهای فعال، روشهای اجرایی و محدوده هر پروژه پیکربندی میشوند.